Fra kaos til orden

Stressede og kaotiske arbejdsdage er fortid i Familiecenteret i Holbæk Kommune. Det har krævet et sejt træk af samtlige medarbejdere for at få strømlinet arbejdsgangene.


Et besøg fra Arbejdstilsynet blev skelsættende for Familiecenterets 80 ansatte. Det har nemlig resulteret i, at der er skabt ro og orden i en kaotisk hverdag. Foto: Thomas Tolstrup

I løbet af to år er sygefraværet blevet mere end halveret i Familiecenteret i Holbæk Kommune. Kaos er blevet erstattet med struktur og ro, og teamånd og samarbejde blevet en naturlig del af hverdagen. Kuren har været en omfattende indsats for at få styr på arbejdsgangene, bedre struktur på møder og mere effektiv behandling af klager.

– I dag er latteren og overskuddet tilbage. Vi samarbejder og koncentrerer os om at yde den bedst tænkelige faglige hjælp til vores udsatte borgere. Og jeg er overbevist om, at folk vil anbefale andre at søge ledige stillinger hos os, hvis vi spurgte i morgen. Sådan var det ikke for to år siden, siger Christine Schou, arbejdsmiljøkonsulent og sagsbehandler i Handicapafdelingen.

Påbud satte gang i udviklingen

Baggrunden for indsatsen var et besøg af Arbejdstilsynet, som pålagde kommunen at få styr på et problematisk arbejdsmiljø. Samarbejde var ikkeeksisterende, sygefraværet var højt, og udskiftning af personalet var udtalt. Arbejdsforholdene var kaotiske. Der manglede struktur, retningsliner og ledelse, og alle hungrede efter ændringer.

– Antallet af klager fra borgere, politikere og samarbejdspartnere fyldte rigtig meget. De ansatte selv klagede over et stort arbejdspres, uens arbejdsgange og følelsen af at stå alene med problemerne, siger Line Holm Jacobsen, projektleder i kommunens HR & Arbejdsmiljøafdeling.

Som en konsekvens af påbuddet fra Arbejdstilsynet blev arbejdsgangsprojektet “For øget trivsel og bedre tilrettelæggelse af arbejdet” sat i gang. Projektet blev forankret i MED-udvalget, hvor der blev nedsat et særligt projektudvalg med repræsentanter fra samtlige afdelinger i Familiecentret. Og med bistand fra en privat konsulentvirksomhed blev der lavet en handleplan, som skulle få styr på de kaotiske arbejdsdage, arbejdsgange, klager og møder.

Klager slugte arbejdstimerne

For at starte med en af de helt store udfordringer – klagerne – blev der etableret et indledende projekt på tværs af centerets tre afdelinger. Der blev sat fokus på, hvordan man kunne nedbringe antallet af klager og håndtere dem, så de belastede mindst muligt.

– Vi startede med at diskutere og definere, hvad en klage egentlig er, og fik samtidig overblik over, hvad der primært blev klaget over, fortæller Hanne Deichmann, som er leder for Familiecenteret.

Hun blev selv overrasket, da de fandt ud af, at behandlingen af disse klager slugte, hvad der svarede til tre en halv medarbejder.

– En så konkret dokumentation spiller en væsentlig rolle, når man skal have politikerne i tale. Det har da også resulteret i, at der i dag er ansat en person, som udelukkende tager sig af disse sager, siger Hanne Deichmann.

Arbejdsgange er strømlinet

De daglige arbejdsgange er et andet vigtigt område, hvor projektet har skabt positive forandringer. I dag er der indført ensartethed i sagsbehandlingen og de forskellige arbejdsgange. Det har resulteret i, at der er blevet lavet en ”Guide til nye arbejdsgange”.

– Tidligere var der ikke de store samarbejdsflader mellem sagsbehandlerne, det var individuelt, men også ensomt. Nu har vi sammen udviklet et fælles grundlag for, hvorfor og hvordan arbejdet skal håndteres, siger Line Holm Jacobsen.

Guiden suppleres desuden af en række nøglepersoner – ”arbejdsgangseksperter”. De kan tilkaldes, hvis møder eller blanketter pludselig opleves som et problem. Eller hvis medarbejdere klager over et voldsomt arbejdspres. Pointen er, at de nu har en værktøjskasse.

– Helt konkret har vi lært, at det først og fremmest handler om at hjælpe de pågældende medarbejdere, så de får et overblik over et problem. Det sker med simple spørgsmål som: Hvem er involveret, hvad består problemet af, hvor stort er det, og hvilke løsningsmuligheder tegner der sig, siger leder af Handicapafdelingen, Karin Bærensen, der også er “arbejdsgangsekspert”.

Fanget i et hamsterhjul

Et punkt, som medarbejderne også havde angivet som problematisk overfor Arbejdstilsynet, var manglende ledelse.

– Medarbejderne efterspurgte mere ledelse. Da vi analyserede problemet, fandt vi ud af, at forklaringen var, at de simpelthen manglede tid til at lede, siger Line Holm Jacobsen.

Den opfattelse bekræftes af de to ledere, Karin Bærensen og Hanne Deichmann. De oplevede det, som om de var fanget i et hamsterhjul, der bare kørte rundt og rundt med dem, uden at der var mulighed for at hoppe af. Det meste af arbejdsdagen gik med daglige driftsopgaver. Samtidig blev medarbejderne mere og mere frustrerede.

Hanne Deichmann fremhæver, at projektet på den måde også har været med til at bane vejen for en ledelse, der ikke kun beskæftiger sig med at slukke brande, men også kan bidrage til centrets langsigtede udvikling.

– For at styrke ledelsesgruppen har vi derfor besluttet at mødes hver anden fredag. Projektets værktøjskasse anviser, hvordan vi skal få struktur og udbytte af dagen, så vi ikke skal begynde forfra på det næste møde. Det er mange arbejdstimer, vi hiver ud af kalenderen, men jeg er overbevist om, at det giver input til den strategiske udvikling og på den måde optimerer og styrker fagligheden og kerneopgaven, slutter Hanne Deichmann.

 

Fakta om projektet

Arbejdsgangsprojektet "For øget trivsel og bedre tilrettelæggelse af arbejdet” blev iværksat i Familiecenteret i Holbæk Kommune i 2012-2013. Det skete på baggrund af et påbud fra Arbejdstilsynet.

 

Finansieringen er sket via trepartsmidler til strategisk kompetenceudvikling, som er en del af partsaftalen tilbage fra 2007.

 

Midlerne gives til alle kommuner via bloktilskuddet frem til og med 2015.

 

Om Familiecenteret i Holbæk Kommune

Familiecenteret i Holbæk Kommune tilbyder gratis familieorienteret rådgivning til børn, unge og familier til løsning af vanskeligheder i familien. Derudover behandler de sager vedr. udsatte børn og unge, fører tilsyn med plejefamilier og opholdssteder og hjælper forældre til børn med et handicap eller en kronisk lidelse.

 

Familiecenteret har 80 ansatte fordelt på tre afdelinger.

 

Oprettet d. 15. jul 2015

Af Birgit Bruun Christensen