Farveskema gør det lettere at tale om stress

Ved hjælp af et farveskema har ledelse og kolleger i Næstved Kommune fået hul på den daglige dialog om stress og arbejdspres. Dialogen har givet større kendskab til hinandens stresssignaler, samt hvordan man kan hjælpe hinanden.

Farveskemaet kan bruges til at tale om stress, når det er nødvendigt. Her er det fra venstre Sofia Mulla Kølmel, Kamilla Lykke Karberg, Lisbeth Løvendahl og Dorthe Brinck Lillelund, som er i gang med en dialog. Foto: Thomas Tolstrup.

Nogle undlader at holde pause, og andre glemmer næsten at trække vejret, når de oplever belastninger. Det var nogle af de reaktioner, der kom frem i lyset, da medarbejderne i Team Center for Miljø og Natur i Næstved Kommune brugte en dag på at sætte fokus på stress. Baggrunden for dagen var en APV, hvor mange gav udtryk for at opleve et højt arbejdspres.

Dialogen om stress tog udgangspunkt i et belastningsskema udarbejdet af kommunens HR-afdeling, som er inspireret af input fra både fitnessverdenen og stresskonferencer. Skemaet, der kaldes ”Den personlige intensitetsskala”, inddeler stress i fem belastningsgrader med hver sin farve, hvor rød er meget stressbelastet, og orange er at være understresset (se faktaboks om skemaet nederst i artiklen).

Opvarmning med en fortrolig samtale

Teamkoordinator Dorte Brinck Lillelund fortæller om formålet med dagen:

– Vi skulle blive bedre til at se og mærke faresignalerne hos os selv og kollegerne for på den måde at blive bedre til at hjælpe og passe på hinanden.

Ud fra APV’ens resultater om arbejdsglæde og gode kollegiale relationer vurderede centrets ledelse, at arbejdsklimaet var så tillidsfuldt, at de selv kunne gennemføre dagen uden ekstern bistand.

Efter gennemgang af stressfarveskemaet blev medarbejderne sendt to og to på en såkaldt ”walk and talk”. Dorthe Brinck Lillelund fortæller:

– For at skabe tryghed og basis for en fortrolig samtale havde ledelsen på forhånd sammensat, hvem der skulle gå sammen. Det var vigtigt, at de to personer havde en god og nær relation.

At den fortrolige samtale lykkedes, bekræfter spildevandsmedarbejder Pia Jeppesen.

– Selv om vi kender hinanden godt, gør walk and talk samtalen om stress lettere. Man taler godt sammen, lidt ligesom når man fx kører bil.

At kende hinandens signaler

På gåturen talte kollegerne om, hvor ofte de inden for de sidste tre måneder havde været på de forskellige stressbelastningstrin, og hvordan de reagerede. Nogle sagde fx: “Når jeg er på gult trin snerrer jeg”, og andre sagde: “På gult trin lukker jeg min dør”. Udover at tale om reaktioner skulle kollegerne tale om, hvad de godt kunne tænke sig, at andre skulle gøre for dem, hvis de ser tegn på belastning.

Tilbage fra gåturen mødtes hele teamet for at dele de vigtigste ting fra dialogen. En teamkoordinator fungerede som procesleder og skulle medvirke til at sikre ejerskab til proces og løsninger. Der blev appelleret til, at alle deltog ved at anvende udtrykket: ”Ingen må melde hus forbi”. Dorthe Brinck Lillelund præciserer:

– Man kan vælge, hvor privat det bliver, men ikke undlade at byde ind. Hvis kollegerne ikke kender hinandens reaktion, har de ingen værktøjer til at hjælpe, hvis en kollega kommer i farezonen.

Dialogen om stress var startskud til mere fokus på stressforebyggelse.

– Selv om både reaktioner og ønsker til handlinger fra kolleger og ledelse kan være forskellige, var det godt at få snakken, siger Dorthe Brinck Lillelund. Også Pia Jeppesen var glad for den fælles dialog:

– Det var rart at få stress italesat og høre erfaringer fra nogle, som har prøvet det.

En aftale fra dagen er, at det altid er okay at gribe fat i en kollega, hvis man er i tvivl om, hvorvidt kollegaen er belastet. Man kan fx åbne døren og spørge: “Jeg har lagt mærke til, at du er lidt presset, er der noget jeg kan gøre?” siger Dorthe Brink Lillelund. Eller som Pia Jeppesen udtrykker det: “Du er jo helt grøn i hovedet, kom lige med og få en kop kaffe”. Det er rart, når kollegerne spørger til ens velbefindende. Samstemmende siger Pia og Dorthe:

– Er man presset, kan det betyde alverden, at der er nogle, som viser interesse for en.

Ifølge Dorthe Brink Lillelund skal det dog i første omgang respekteres, hvis kollegaen svarer, at han/hun bare har brug for lidt tid. Men der er opmærksomhed på hinanden, og teamkoordinatoren skal altid være parat til at hjælpe en presset medarbejder med at prioritere opgaverne.

Det er altid ok at trække farvekortet

– Stressmødet har gjort os mere opmærksomme på hinanden, og vi fanger flere signaler nu, siger Pia Jeppesen. Alle kender de fem farver på belastningsskemaet, og man kan altid henvise til farveskemaet og fortælle, hvis man er tæt på rød zone.

– Det er dejligt, at vi kan bruge farveskemaet aktivt i dagligdagen og på møder. Et rødt kort sender et klart signal, som man ved, at der bliver reageret på, siger Pia Jeppesen.

Ledelsen meldte på dagen klart ud, at det ikke skal være skamfuldt at sige, at man føler sig presset. Omsorg for hinanden er vigtigt. Dorthe Brinck Lillelund uddyber:

– Stress må ikke blive et individuelt problem. Det er et fælles ansvar at hjælpe med at undgå stress, for det går ud over alle, hvis vi skal undvære en stressramt kollega. Så der er både den menneskelige omkostning for individet og en omkostning i form af flere opgaver til de andre.

Belastningsskemaets farver bruges på team- og gruppemøder efter behov. Det kan åbne for en snak om, hvorvidt der skal ændres i opgavefordelingen.

En vedvarende proces at forebygge stress

Efter stressdagen er processen med at forebygge stress fortsat. Medarbejderne i Center for Miljø og Natur har haft et forløb om arbejdsglæde, og flere faglige grupper har gennemført en test af personlighedstyper for at lære hinanden endnu bedre at kende. Dorthe Brinck Lillelund forklarer:

– Det kan være svært, hvis en meget struktureret person og en tidsoptimist arbejder sammen og begynder at vise belastningstegn som følge af arbejdspres. Den ene bliver måske endnu mere struktureret, og den anden arbejder endnu mere i sidste øjeblik. Det vil give gnidninger. Et bedre kendskab til hinandens forskellige præferencer for måder at arbejde på giver større forståelse, kan reducere irritation over forskelligheder og måske endda øge anerkendelsen af hinandens styrker.

Centerets næste skridt er at arbejde med fælles prioritering af opgaverne. Ingen skal føles sig alene med opgaverne, så det skal tydeliggøres, hvad teamet skal nå, samt at teamet sammen er ansvarlige for at nå opgaverne.

Som Dorthe Brinck Lillelund slutter af med at sige:

– At tale om stress er et skridt på vejen til mere fokus. Men stressforebyggelse er en vedvarende opgave, for der er ingen gylden løsning.

 

Farveskemaet og de fem trin

Farveskemaet fra Center for Miljø og Natur har fem trin, hvor rød og gul signalerer høj belastning. Rød er overbelastning med fx manglende overblik som et af de psykiske symptomer. Gul er ekstrem travlhed med fx hovedpine som et fysisk symptom. Mørkegrøn ligger i midten og signalerer travlhed med kun lige præcis tid nok til de daglige opgaver. Lysegrøn og orange signalerer lavere belastning. Lysegrøn er lig med balance og overskud til nye opgaver, mens orange signalerer for meget tid og for få udfordringer.

Se farveskema fra Center for Natur og Miljø

 

 

Center for Miljø og Natur i Næstved Kommune

Center for Miljø og natur har myndigheds-, planlægnings- og driftsopgaver på en række områder, der vedrører natur, vand, miljø, jordforurening, råstof og varmeplanområdet.

 

Centret består af en centerleder, en affaldschef, en teamkoordinator og følgende teams: Team Virksomheder og spildevand, Team Jord og Vand, Team Natur og Landbrug samt Affald og Rotter.

 

Der er 47 medarbejdere i Center for Miljø og Natur.

 

Oprettet d. 15. jul 2015

Af Inge Larsen