Plads til at tale om det

Medarbejderne i Brønderslev Distributionscenter har for første gang nogensinde oplevet fyringsrunder. God kommunikation fra ledelsen og blandt medarbejderne har hjulpet de ansatte igennem hele tre af slagsen.


Post Danmark - Brønderslev distributionscenter.God kommunikation med medarbejderne er vigtig, når der sker forandringer, som fx fyringer, mener distributionschef på Hjørring Postkontor Bo Klinkby Christensen (th.), her sammen med arbejdsmiljørepræsentant Tina Petersen og tillidsrepræsentant Jesper Øland Nielsen. Foto: Flemming Jeppesen

Brune og hvide breve og pakker hober sig op i midtergangen i Brønderslev Distributionscenter. Postmedarbejderne står ved hver deres bord og sorterer post, så det er klar til dagens rute. Men antallet af breve og pakker er langt fra det samme som for bare fem år siden. Meget er blevet digitaliseret, og især breve fra det offentlige og banker lander ikke længere i den røde postkasse ved vejen, men i den elektroniske i computeren.

Og det gør ondt på de ansatte i Post Danmark. For det er dem, der for første gang nogensinde oplever mangel på arbejde.

- Her hos Post Danmark har vi i mange år siddet sikkert og godt i sadlen uden risiko for fyringer. Så det kom bag på mange af de ansatte, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Tina Pedersen om den første fyringsrunde, der fandt sted i maj 2011.

Senere kom der to runder mere. En i september 2011 og den sidste i september 2012. I alt er ti pct. af medarbejderne blevet fyret ved de tre fyringsrunder.

Forberedt til fingerspidserne

Når der skal gennemføres en forandring, der er så anderledes og ny for både medarbejdere og ledelse, handler det om at gøre det så smertefrit som muligt. Man skal være forberedt til fingerspidserne og sørge for en så god kommunikation til medarbejderne som overhovedet muligt. Det var distributionschef Bo Klinkby Christensens filosofi, da det stod klart, at han skulle fyre nogle af sine medarbejdere.

- Jeg lavede en udførlig plan for kommunikationen. En drejebog, hvor det fremgår præcis, hvem der gør hvad på hvilke tidspunkter, fra start til slut, fortæller Bo Klinkby Christensen, der er chef for 150 medarbejdere og 60 vikarer ved Hjørring Postkontor, som Brønderslev Distributionscenter hører ind under.

Drejebogen blev lavet i samarbejde med HR-chefen og resten af chefgruppen i den nordjyske del af Post Danmark. Herefter har Bo Klinkby Christensen udvidet og arbejdet videre med den, så han og alle involverede punkt for punkt og dag for dag kunne se, hvad der skulle ske, og hvad der var vigtigt at huske. Tillidsfolkene har været informeret om hele processen, blandt andet om, hvilke datoer, der skulle ske hvad, hvordan fyringerne ville foregå og om ledelsens udvælgelse af de medarbejdere, som skulle afskediges.

Af drejebogen fremgår det, at information til medarbejderne er vigtig. Flere gange før fyringsrunden, den dag den meldes ud og på selve dagen, blev alle medarbejdere i Distributionscentret orienteret, bl.a. om årsagerne til afskedigelserne, og hvilke kriterier ledelsen havde valgt de afskedigede ud fra.

I Brønderslev Distributionscenter er medarbejderne samlet et par timer hver morgen, hvor de sorterer posten, inden de drager ud med hver deres postbunke. Da medarbejderne ikke bruger computer i deres arbejde, og derfor sjældent er på mail, er det vigtigt, at al kommunikation foregår ansigt til ansigt. Bo Klinkby Christensen valgte derfor disse første morgentimer til at give fælles information.

- Vi har skiftende arbejdstider, så det er meget nemt at misse information. Ledelsen forsøgte virkelig at forberede os på det, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Tina Pedersen.

Tre fyringsrunder

Medarbejderne fik meddelelsen om fyringsrunden fem dage før selve dagen med fyringerne oprandt. Det blev gjort ud fra et håb fra ledelsen om, at nogle af medarbejderne selv ville ”melde” sig, hvis man gik med tanker om at gå på pension osv. Men det var, ifølge både tillidsfolk og ledelsen selv, alt for mange dage at gå med den viden. Og til ingen verdens nytte, for der var ingen, der meldte sig.

- Det blev meldt alt for tidligt ud. Det var en alt for lang periode, hvor man var bange for at miste jobbet. Og der var enormt meget rygtedannelse, hvor snakken gik om, hvem der mon skulle fyres, fortæller tillidsmand Jesper Øland Nielsen.

De ansatte i Brønderslev Distributionscenter havde dårligt nok fået rystet den første fyringsrunde af sig, før de skulle i gang med en igen. Denne gang blev fyringsrunden først meldt ud dagen før, det rent faktisk skulle ske.

- Det var langt bedre. Så var det kun én nat, man ikke fik sovet, fortæller Jesper Øland Nielsen.

Den sidste fyringsrunde, hvor der kun var nogle stykker, der skulle fyres, blev aldrig meldt ud. Her blev de berørte medarbejdere afskediget først, og derefter blev alle de andre orienteret. Bo Klinkby Christensen mener, at det sidste er det rareste for alle parter, men det kan af gode grunde kun lade sig gøre, når det er få medarbejdere, der skal afskediges.

Plads til at tale om det

Fælles for alle tre fyringsrunder er, at ledelsen efterfølgende har givet medarbejderne plads og rum til at tale om det, der er sket.

- Efter fyringsrunden om morgenen samlede vi hele banden og orienterede om, hvad der skulle ske nu. At vi skulle hjælpe hinanden med at komme videre og få en ordentlig hverdag igen. Nogle var gode til at håndtere det, fordi de har en moderlig rolle og er gode til at tage sig af de andre, fortæller Bo Klinkby Christensen. 

Alle 32 medarbejdere blev opfordret af ledelsen til at komme ind om eftermiddagen og få det snakket igennem sammen med tillidsmanden.

- I første fyringsrunde synes jeg, der var for meget fokus på de fyrede og for lidt på de tilbageværende. Mange gik rundt med skyldfølelse over for de fyrede. Men de sidste to gange har vi haft fokus på, at det er vigtigt, at vi, der er tilbage, også snakker om, hvordan vi har det. Det er ok at sige, at ”jeg har det ikke så godt”. Man skal ikke være bange for at fortælle, hvordan man selv har det, fortæller Jesper Øland Nielsen og uddyber:

- I starten var der nogle, der ikke ville pive, fordi de fyrede jo havde det meget værre. Men nu er det ok at have det skidt, selvom man er sluppet for fyringen. Og vi føler stor opbakning fra ledelsen  til, at vi taler om det, siger han.

Ikke tabu

Det har været vigtigt for både tillidsfolk og ledelse på Brønderslev Distributionscenter, at de afskedigede medarbejdere, der skulle fortsætte i jobbet i opsigelsesperioden, ikke blev stigmatiseret og undgået. Og at stemningen og arbejdsmiljøet på hele distributionscentret dermed blev ødelagt.

- Jeg gjorde mig mange overvejelser om, hvordan vi kunne holde gear i de tilbageværende, mens de fyrede stadig var her, så vi ikke alle gik rundt som zombier. Men også hvordan vi undgik, at de fyrede bare blev væk, dels for organisationens men også for deres egen skyld. Vi var meget opmærksomme på, at vi og resten af medarbejderne ikke skulle være berøringsangste over for de afskedigede, når de vendte tilbage til jobbet efter et par fridage, fortæller Bo Klinkby Christensen.   

Jesper Øland Nielsen er enig:

- Jeg har snakket meget med kollegerne om, at det var vigtigt, at det her ikke er tabu. Man skal ikke gå uden om de fyrede og være berøringsangste.

Information og støtte

Ledelsens kommunikationsplan i forbindelse med afskedigelserne har langt hen ad vejen virket efter hensigten, og medarbejderne føler sig generelt godt informeret om processen. 

- Folk hungrer efter at få noget at vide, så det er godt med meget information. Det giver luft. Vi bliver løbende orienteret om økonomien, hvad der skal ske i fremtiden, og hvad det betyder, fortæller tillidsrepræsentant Jesper Øland Nielsen.

De ansatte er også blevet opfordret til at henvende sig til chefen eller tillidsmanden, hvis de har haft spørgsmål. Og det har mange benyttet sig af. Flere har især været nervøse for deres egen situation og har haft behov for at vende det med en leder.

Alle medarbejdere i Post Danmark har et stående tilbud om psykologhjælp, men ingen af medarbejderne på Brønderslev Distributionscenter har taget imod det i forbindelse med de tre fyringsrunder.

De afskedigede medarbejdere har alle fået betalt et endagskursus til afklaring af kompetencer samt et betalt uddannelsesforløb, for eksempel et taxakørekort eller et AMU-forløb. De fik desuden alle en udtalelse og en referenceperson til Post Danmark.

En vi-kultur

Bo Klinkby Christensen er glad for, at der, på trods af fyringsrunderne, ikke har været mere sygefravær i organisationen.

- Tværtimod er der sket en positiv udvikling. Jeg tror, at vores kultur er årsagen, vi spiller med åbne kort. I gamle dage passede man sit eget distrikt, men nu er vi mere teamorganiserede. Vi har stor medarbejderinvolvering, og vi har en vi-kultur og er enige om, hvilken vej vi skal. Vi er i samme båd. fortæller Bo Klinkby Christensen.

Tina Pedersen er enig:

- Jeg føler, der er blevet taget godt hånd om os. Jeg tror også, vi skal passe på med at dyrke det alt for meget. Vi skal jo også videre.  

 

Gode råd, hvis I skal fyre medarbejdere

  • Gør kort proces. Det skal gå så hurtigt som muligt.
  • Lav en drejebog.
  • Få styr på strukturen, så I ikke begår fejl.
  • Vigtigt med information til medarbejderne om hvorfor, hvem, hvordan.
  • Orientering til de resterende medarbejdere om, hvad vi tilbyder de afskedigede, så de kan se, at vi behandler dem ordentligt.
  • Kom videre og få en fornuftig hverdag.

Kilde: Bo Klinkby Christensen, distributionschef, Post Danmark A/S, Hjørring Postkontor.


 

Se flere eksempler på gode forandringsprocesser

Oprettet d. 15. jul 2015

Af Marianne Troelsen Skou