Indflydelse gav ro i maven

Medarbejderne i Voksenhandicap i Aarhus Kommune har sammen med ledelsen både udarbejdet og forkastet en ny organisationsplan. De er med ved bordet, hver gang beslutninger om organisering af arbejdet skal træffes.  

Medarbejdere fra Voksenhandicap i Aarhus Kommune.

Arbejdet har budt på flere omstruktureringer for de ansatte i Voksenhandicap i Aarhus Kommune de seneste år. Og medarbejderne bliver hørt hver gang, siger myndighedschef Tina Fendinge (tv.), som her står sammen med arbejdsmiljørepræsentant Louise Larsen og socialrådgiver Diana Østergaard foran Voksenhandicaps nye bygninger. Foto: Flemming Jeppesen.

 
Det er duften af nyt, friskt træ, der som det første rammer næseborene, når man træder ind hos Myndighedsafdelingen Voksenhandicap i Viby ved Aarhus. Men gulvene og det splinternye grønne hus er ikke det eneste, der er nyt for de 40 medarbejdere, der arbejder med visitation af bl.a. hjerneskadede, udviklingshæmmede og fysisk handicappede. Hele deres team er nyt, nogle af kollegerne er nye, og organiseringen er ny.

 

Fra fire til én

I 2008 besluttede Aarhus Kommune at lægge de fire centre for voksenhandicap sammen til ét for at forbedre servicen og lave en mere ensartet visitation af borgerne. I 2010 skete der en yderligere opdeling, hvor voksenhandicap og psykiatri blev skilt i to. Og for Tina Fendinge, der på det tidspunkt tiltrådte som chef i Voksenhandicap, blev opgaven at specialisere og organisere den nye gruppe medarbejdere i Voksenhandicap.

- Jeg var helt sikker på, at jeg ville møde modstand, hvis jeg trak noget ned over hovedet på folk. Min mission var derfor, at medarbejderne skulle høres. De var meget grupperede, og jeg ønskede en form for sammenrystning af medarbejderne, fortæller myndighedschef Tina Fendinge. Hun tog derfor initiativ til en temadag, hvor hun hyrede en konsulent, samlede medarbejderne og i samarbejde med konsulenten foreslog tre måder til en ny organisation.

- Vi arbejdede i grupper, og hver gruppe skulle præsentere fordele og ulemper ved hver organisering. Målet med den nye organisering var blandt andet, at vi ikke blev for sårbare, siger Tina Fendinge.

Gruppearbejdet endte med, at de ansatte i fællesskab på temadagen fandt en helt fjerde organisationsmodel.

Den endelige organisering mundede ud i to teams: en udredningsgruppe og en opfølgningsgruppe, som begge bestod af rådgivere, mens konsulenter og assistenter var til rådighed for begge grupper. Den første gruppe ”Udredning” tog sig af nye borgere, mens gruppen ”Opfølgning” fulgte op på borgere, der allerede var blevet visiteret.

Folk vil inddrages

Medarbejderne var glade for at blive inddraget i etableringen af den nye organisation.

- Vi var klar til den nye organisering. Det gav ro i maven at blive inddraget i processen, og at vi fik lov til at sige vores mening. Vi havde også på det tidspunkt behov for at få fælles værdier, fælles frokost, gaveordning osv., fortæller Diana Østergaard, der er socialrådgiver i Voksenhandicap.

Arbejdsmiljørepræsentant Louise Larsen er enig:

- Folk vil meget gerne inddrages og høre alle mellemregningerne. De vil vide, hvorfor tingene skal ske. Inddragelse af medarbejderne havde dog også en bagside. Nogle af de ansatte følte nemlig, at processen gik for langsomt. En af dem var Diana Østergaard.

- Informationen har været fin, men nogle gange har jeg også tænkt: ”Tag nu bare en beslutning!” Vi har været mange med mange meninger, siger hun.

Fra mine sager til vores sager

Efter gruppearbejdet blev der afholdt yderligere to temadage, hvor medarbejderne arbejdede sig frem til, hvad de to grupper præcis skulle lave.

- Jeg havde efterfølgende møde med hver enkelt rådgiver for at få afklaret kompetencer, styrker, svagheder og forventninger til den nye organisering, og i hvilken gruppe man så sig selv. Det gik heldigvis op, og vi lavede teamene, fortæller Tina Fendinge.

Men det var ikke alle medarbejdere, der syntes, at de to teams var den bedste løsning i forhold til organiseringen. Og det var en stor udfordring at gå fra ”mine sager” til fællessager.

Tidligere havde de ansatte egne sager delt op efter personnummer. Nu havde man ikke længere faste sager.

- Det var hårdt for arbejdsmiljøet, for man skulle samtidig vænne sig til en ny gruppe og nye kolleger. Der var også nogle, der blev lidt modløse og syntes, det var hårdt at skulle sætte sig ind i helt nye sager. De var bange for, at borgeren ville opleve serviceforringelse. Og det var rigtigt nok. I starten havde vi et produktionstab, siger Tina Fendinge.

Derfor havde Tina Fendinge og afdelingslederen før sommerferien i 2011 en snak om sager og arbejdsmængde med hver medarbejder, hvor de i fællesskab lavede en plan for, hvilke opgaver medarbejderne skulle vægte. Det var en hjælp for medarbejderne til at få overblik.

Overmandet af nye sager

Men bedst som den nye organisation var faldet på plads i starten af 2012, og de ansatte havde vænnet sig til hinanden og de nye arbejdsopgaver, blev de overmandet af en hel masse ekstra sager. Det var alle sager vedrørende handicappede mellem 18 og 20 år, som hidtil havde ligget i børnehandicap-området, der nu blev flyttet over i voksenhandicap. Samtidig kom der en ekstraordinær mængde nye ansøgninger.

- Det betød, at vi var nødt til at nedlægge de to teams, fordi ”Opfølgning” var nødt til at hjælpe til i ”Udredning”. Det tog ingen ende. Vi havde mange flere sager, end vi nogensinde har haft før, siger Tina Fendinge.

Belastningen blev for meget for medarbejdergruppen. To blev syge med stress, og Arbejdstilsynet kom på besøg og lavede en udtalelse om krav om forbedring af det psykiske arbejdsmiljø.

- Os i ”Udredning” blev simpelthen lagt ned. Vi blev skældt ud af borgere, fordi vi hele tiden var bagud. Og dem i ’Opfølgning’ følte, at de hjalp os. Det var ubehageligt og gav tung stemning og dårligt arbejdsmiljø, siger Diana Østergaard, der videre fortæller, at det også gav frustrationer, at opfølgningsgruppen blev nedlagt kun et halvt år efter den blev lavet.

Men Myndighedsafdelingen Voksenhandicap fik tilført nye ressourcer og ansatte tre nye medarbejdere. Tina Fendinge har igen taget fat i konsulenten, der hjalp med den første organisering. Og der er nu nedsat fire arbejdsgrupper, der skal forenkle sagsgangene og kigge på fordelingen af arbejdsopgaver.  

Rustet til nye tiltag

På trods af det massive arbejdspres på medarbejderne, samtidig med de nye og store forandringer i hverdagen, er sygefraværet gået ned. Og ifølge Tina Fendinge har der ikke været meget udskiftning i staben.

Arbejdsmiljørepræsentant Louise Larsen er også tilfreds med arbejdsmiljøet i afdelingen i dag.

- Det betyder meget, at man kan udføre sit arbejde tilfredsstillende. Og det kan vi nu, hvor vi har tid til at løse opgaverne, siger hun.

Indtil for nylig var medarbejderne placeret to forskellige steder i Aarhus. I december 2012 flyttede de sammen i de nye kontorlokaler i Viby. At de alle nu er samlet under ét tag, gør det nemmere fremover at udvikle organisationen og optimere sagsgangene.

Oven på nogle turbulente år føler Tina Fendinge, at organisationen med deres erfaringer i bagagen er bedre rustet og klar til nye tiltag, der helt sikkert vil komme i fremtiden. Hun ved, at det allervigtigste i forhold til forandringer og omstruktureringer er, at den enkelte medarbejder forstår visionen og målsætningen.

- Ellers arbejder vi ikke ud af samme tangent, siger Tina Fendinge og påpeger samtidig vigtigheden af en løbende evaluering, så man får synliggjort, hvad organisationen har fået ud af forandringerne.  

 

 

Gode råd, når I skal omstrukturere:

  • Der skal være klare tidsmål i forhold til processen, og hvad vi kan forvente.
  • Vigtigt at få synliggjort/kommunikeret, når noget ændrer sig undervejs.
  • Man skal sikre sig, at budskaberne er forstået, ellers bliver der sniksnak i krogene.
  • Hold faste møder undervejs i processen med tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant for at høre, hvad der rører sig i medarbejdergruppen. På den måde kan man tage en snak med medarbejderne, hvis der opstår rygtedannelse.
  • Lav nyhedsbreve om processen, og hvad der ellers rører sig i organisationen.

Kilde: Tina Fendinge, Myndighedschef, Myndighedsafdelingen Voksenhandicap, Aarhus Kommune.

Se flere eksempler på gode forandringsprocesser

Oprettet d. 15. jul 2015

Af Marianne Troelsen Skou