Overblik og frihed i online vagtplanlægning på sygehusafdeling 

Mere overblik og frihed til at vælge vagter har erstattet gule lapper på Infektionsmedicinsk Afdeling på Aalborg Sygehus.

Når medarbejderne selv er med til at lave vagtplanen giver det en større gensidig respekt og forståelse. Det forklarer sygeplejerske Laila Reimer fra Infektionsmedicinsk Afdeling på Aalborg Sygehus.   

Afdelingen har siden 2009 brugt IT-programmet MinTid til at planlægge vagter - og meget andet. Og med kæmpe succes.

- Vi har igennem længere tid ønsket en elektronisk erstatning for alt det, vi havde på skrift, gule lapper og sedler og mapper. For to år siden blev vi så pilotafdeling i afprøvning af MinTid, fortæller over- og afdelingssygeplejerske Jytta Højsleth.

Tidskrævende vagtplanlægning

Før i tiden skulle Jytta Højsleth og lederaspirant, sygeplejerske Maj-Britt Nørgaard planlægge vagtskemaerne for i alt 40 personer og helst tage højde for alles ønsker.
Nogle ville gerne have dagvagt hver 2. tirsdag, ens mand skulle til USA og huskesedler var der nok af. Det var tidskrævende og afdelingen ville derfor gerne være pilotafdeling i afprøvning af systemet MinTid. 

Afdelingen var dermed også med i forskningsprojektet "Prioriteret arbejdstid - større indflydelse på egen arbejdstid i job med skiftearbejde".

Clean cut betød farvel til alle huskesedler

- Vi besluttede, at fra den dag, hvor alle havde modtaget tre timers undervisning i systemet, skrottede vi alt, hvad der hed sedler og papir. Vi lavede et clean cut. Fra da af var vi på MinTid. Kunne man ikke finde ud af det, var der altid en kollega til at hjælpe, fortæller Jytta Højsleth. 

Det betød, at alle medarbejdere var nødt til at gå ind i MinTid og lægge deres ønsker ind.

MinTid giver samtidig den enkelte et fremaddateret overblik over fremtiden i form af, hvor meget ferie, omsorgsdage, afspadsering osv. der er til gode. Hver gang en vagt tastes ind, justeres timerne. Det giver et meget bedre overblik.

- Man finder også ud af, hvor mange dage man reelt skal arbejde for at få sine normtimer. Det var en overraskelse for rigtig mange, siger Maj-Britt Nørgaard.

Gavner familielivet

Systemet er internetbaseret, så nu kan hver enkelt person, enten hjemmefra eller fra en afdelingens computere, tage sin egen og familiens kalender i hånden og planlægge sit vagtskema, så det både passer med familiefester, zumba og juleklip i børneinstitutionen.

Alle aktiviteter kan ses i planen

Alle funktioner har en særlig kode, som skal læres. Alt - også MUS-samtaler, møder og andre aktiviteter bliver lagt ind i planen og alle kan se alt: også hvilke andre kolleger, der er på vagt.

- Det eneste, der ikke er synligt, når planen udkommer, er hvilke patienter, der er i sengene, siger Jytta Højsleth.

Men det er ikke bare først til mølle-princippet. Man kan nemlig ikke se, hvornår ønskerne er tastet ind. Der er dog mulighed for at skrive særlige ønsker ind på hver enkelt vagt, så planlæggeren kan se og tage højde for det.

Indflydelse giver gensidig respekt

Planen laves for seks uger frem, men alle ønsker kan ikke altid opfyldes 100 procent. Maj-Britt Nørgaard og Jytta Højsleth har det sidste ord og ansvaret for, at det går op. Der skal derfor stadig bruges lidt tid på at forhandle planen på plads.

Råd fra Infektionsmedicinsk Afdeling

  1. Gå i gang
  2. Lav et clean cut. Hver enkelt medarbejder skal lære koderne en gang for alle.
  3. Skriv alt det uformelle ned. Afdelingen har et papir, baseret på personale- og arbejdstidspolitikken, som udstikker rammerne: Hvad der gælder omkring ferier, at man fx ikke kan ønske ferie i uge 51 og 52, hvordan minimumsbemanding skal være osv.

Supplerende materiale:

 

 

Fakta om Infektionsmedicinsk Afdeling 

Ca. 40 medarbejdere, inkl. studerende, arbejder i afdelingen i Medicinerhuset på Aalborg Sygehus og undersøger og behandler infektionssygdomme.

 

Oprettet d. 2. jan 2012

Af Birgitte Ramsø Thomsen