Planlægning

På baggrund af den viden, som kortlægningen gav, tager I i denne fase stilling til, hvilke områder, der skal gøres noget ved. I beslutter jer for, hvad I gerne vil opnå og finder frem til, hvilke aktiviteter, der kan føre arbejdspladsen derhen.

Tilpasning til arbejdspladsen

Når I fortolker resultaterne af kortlægningen, begynder arbejdet med at planlægge, hvilke aktiviteter der passer til jeres arbejdsplads. Udfordringen er at få lavet en plan, der er så tilpas konkret i forhold til jeres virkelighed, at den kan gennemføres, og I kan nå jeres mål.

  • Hvad vil I gøre noget ved? 
    Det er måske ikke alle resultater fra kortlægningen, I kan gøre noget ved på én gang. Derfor er det nødvendigt at prioritere, når I udarbejder jeres handleplan. Udvælgelsen bør ske på baggrund af jeres fælles vurdering af, hvad der i første omgang er mest behov for, og hvad der er realistisk inden for de rammer, I har defineret.
  • Hvad har I tidligere gjort? 
    Jeres tidligere erfaringer bør indgå i arbejdet med at planlægge aktiviteter. Det kan være en måde at bygge videre på nogle vellykkede aktiviteter, som I allerede har afprøvet, eller det kan være for at undgå tidligere fejltagelser. Desuden kan der være brug for at få en sammenhæng til jeres politikker eller andre forhold, der styrer jeres måde at gøre tingene på.
  • Hvad skal der ske – og hvorfor? 
    Se på jeres prioritering, rammer og behov og beskriv løsninger på baggrund heraf. Spørg jer selv, hvilke aktiviteter der vil medvirke til at løse problemet. Se også på, hvordan aktiviteterne passer sammen både med jeres kerneydelse og eventuelle andre aktiviteter, der er i gang. Skriv ind i handleplanen, hvad der skal ske, hvad formålet er, og hvordan det imødekommer jeres behov.
  • Hvem og hvornår? 
    Med bud på aktiviteter følger også overvejelser om, hvem der berøres, og hvem det hele skal gavne. Er det alle ansatte eller kun visse grupper? Måske er der ikke behov for, at den samme aktivitet sættes i gang i alle afdelinger. Handleplanen bør også bestå af en tidsplan, der gør det klart, hvornår aktiviteterne går i gang, og hvornår de afsluttes.

Involvering af medarbejderne

Jeres handleplaner behøver ikke være omfattende papirarbejde, men kan fx være et skema over de aktiviteter I planlægger, hvornår de skal gennemføres, hvem der er ansvarlig osv. Medarbejdernes input til handleplanerne er værdifulde.

  • Har I medarbejderne med i udvælgelsen? 
    Det er essentielt, at medarbejderne er med til at pege på, hvad det er vigtigst at arbejde med først, og hvad der må vente til senere. Dette arbejde kan foregå i ansvarsgruppen, eller I kan inddrage flere medarbejdere. Formålet er, at de valgte tiltag er realistiske og relevante, og at der er opbakning til dem.
  • Hvordan kan medarbejderne være med til at udvikle aktiviteter? 
    Når de områder, I vil arbejde med er valgt, går arbejdet med at lave handleplaner i gang. Her er det vigtigt, at medarbejderne involveres i at udvikle de konkrete aktiviteter. Det har stor værdi at få medarbejdernes indsigt fra deres arbejdsområder tænkt med ind i udviklingen af aktiviteter.
  • Hvordan involveres medarbejderne i handleplanerne? 
    Når I har fundet aktiviteterne, går det praktiske omkring planlægningen i gang. Medarbejdernes involvering er med til at sikre, at planerne for, hvordan de nye aktiviteter skal foregå, passer ind i dagligdagen.

Kommunikation

Når I har udvalgt indsatsområder og planlagt, hvilke aktiviteter, der skal sættes i værk, er det væsentligt at kommunikere dette ud til medarbejderne og få tilbagemeldinger fra dem.

  • Hvordan kommunikerer I om de valgte indsatsområder? 
    Uanset hvordan processen med at vælge indsatsområder er foregået, er det væsentligt at overveje, hvordan I vil kommunikere om det. Jeres kommunikationsplan omfatter måske, at I vil udsende mails, eller at der skal informeres på de ugentlige personalemøder. Anvend jeres kanaler til at få fortalt om de valgte indsatsområder og invitere til at få tilbagemeldinger på dem.
  • Hvordan vil I fortælle om planer for aktiviteter? 
    Når indsatsområderne er omsat til konkrete aktiviteter, skal I overveje, hvordan I kommunikerer om dem. Det skal foregå på en måde, hvor I sikrer, at de, der skal involveres og medvirke aktivt, er med på, hvad der forventes af dem. Desuden skal I overveje, hvordan de øvrige medarbejdere informeres, så de er klar over, hvad planerne går ud på og kan bakke op om dem.
  • Hvordan får I tilbagemeldinger på de valgte aktiviteter? 
    I skal som en del af jeres kommunikationsplan overveje, hvordan I får tilbagemeldinger på planerne for aktiviteter. Det kan være, at der er behov for, at nogle grupper bliver involveret i særlig grad, afhængig af hvor meget aktiviteten omfatter dem.

Læs mere om planlægning af aktiviteter

Læs mere om trivselsprocessen:

Oprettet d. 11. jan 2016