Forarbejde

I denne fase tager I stilling til, hvad I vil opnå med jeres trivselsproces og hvilke ressourcer, der er til rådighed. I sikrer, at der er den nødvendige opbakning fra alle på arbejdspladsen. I planlægger også, hvordan arbejdet skal foregå, hvem der skal være drivkraft, og hvor omfattende indsatsen skal være.

Tilpasning til arbejdspladsen

I skal se på de betingelser, vilkår og muligheder, der har betydning for, hvad der kan lade sig gøre hos jer. På baggrund af de praktiske forhold kan I opstille nogle mål for, hvordan jeres efterfølgende arbejde skal være.

  • Hvilke ressourcer har I som arbejdsplads? 

    Herunder: Hvor mange penge er der til rådighed, hvilke personer har kompetencer, der er relevante at inddrage, hvilke erfaringer har I at trække på og hvor meget tid er der til rådighed. I skal også overveje, hvilke muligheder jeres fysiske rammer giver.

  • Hvem skal være ansvarlige for fremdriften? 

    For at tingene ikke går i stå undervejs, bør I udpege nogle fra virksomheden, der kan sikre fremdriften i arbejdet. Hvem kan deltage, og hvordan sørger I for, at det er personer, der både repræsenterer og har gennemslagskraft i forhold til leder- og medarbejdergruppen? I skal tage stilling til, om I vil have en ansvarsgruppe eller blot udpege nogle enkelte personer med særligt ansvar for indsatsen – det kunne være arbejdsmiljørepræsentanter eller andre.

  • Hvordan skal timingen være? 

    I kan overveje, hvornår det vil være hensigtsmæssigt, at de forskellige faser skal forløbe, så aktiviteterne i hver fase får mest mulig medvind. Tænk på, hvornår og hvordan jeres indsats passer ind i virksomhedens øvrige fokusområder, travle perioder, ferie og andet, der kan have betydning for timingen.

Involvering af medarbejderne

Det er væsentligt, at både medarbejdere og ledere deltager i at tilrettelægge trivselsprocessen, så arbejdet med jeres psykiske arbejdsmiljø bliver et fælles projekt. 

  • Hvordan involveres medarbejderne i det indledende arbejde? 

    Arbejdet bør sættes i gang med drøftelser af, hvad der skal ske, og hvad der konkret skal komme ud af arbejdet. I kan overveje, hvordan medarbejderne kan deltage i disse drøftelser. På større arbejdspladser kan det være oplagt, at drøftelserne foregår i eksisterende samarbejdsudvalg. På mindre arbejdspladser kan de måske finde sted på personalemøder.

  • Hvem skal med i ansvarsgruppen? 

    Ideelt set vil I tidligt i forløbet nedsætte en ansvarsgruppe til at være tovholdere for arbejdet. I skal overveje, hvem blandt medarbejderne, der skal være med. Ved også at få medarbejdere, der ikke er tillids- eller sikkerhedsrepræsentanter med, kan I skabe engagement hos medarbejdere, der ikke normalt beskæftiger sig med arbejdsmiljøarbejdet.

  • Hvem kan være med til at drive arbejdet? 

    Det er væsentligt, at medarbejderne mærker, at det nytter noget at involvere sig i processen. Det kan hjælpes på vej ved, at de forslag til ændringer, der ikke kræver stort forarbejde, sættes i gang med det samme. Det signalerer, at I er i gang og er dermed med til at motivere og skabe engagement.

Aftale om trivsel på offentlige arbejdspladser

På offentlige arbejdspladser er der mellem de faglige organisationer indgået en aftale om stress og trivsel.

Aftalen forudsætter, at medarbejderne bliver inddraget, hvilket i praksis vil sige, at man inddrager arbejdsmiljø- eller samarbejdsorganisationen.

Kommunikation

En del af forarbejdet består i, at I gør jer klart, hvordan der skal kommunikeres undervejs i forløbet. Disse overvejelser og drøftelser skal ideelt set munde ud i en kommunikationsplan over, hvad der skal formidles, til hvem, hvornår, hvordan og af hvem.

  • Hvad skal der kommunikeres om? 

    Jeres kommunikation skal tilpasses den metode, I har valgt, de aktiviteter, I vil gennemføre og den type arbejdsplads, I er. Det er vigtigt, at I drøfter og beslutter, hvad I skal formidle om formålet med forløbet og de konkrete indsatser.

  • Hvem skal kommunikationen nå ud til og hvornår? 

    I skal forholde jer til, hvem der har brug for hvilken information – og hvornår. Nogle områder er måske relevante for alle medarbejdere, mens andre kun er vedkommende for en enkelt afdeling eller en mindre gruppe. I bør også tage stilling til, hvornår de pågældende skal have informationen.

  • Hvilke kanaler vil I bruge? 

    Bruger I møder, opslagstavler, intranet, mails eller noget helt femte, når I kommunikerer om lignende sager? Overvej, hvilke af jeres kommunikationskanaler, der er velegnede til den nuværende situation. Måske har I brug for at skabe nye måder at kommunikere på, fx et særligt nyhedsbrev, et frokostmøde, et personaleseminar eller noget andet, der passer til jer og jeres problemstilling.

  • Hvem udfører og tilrettelægger kommunikationen? 

    Når I har overblik over, hvad I vil sige til hvem og hvordan, skal I fordele opgaverne i forhold til de ressourcer, I har til arbejdet. Det kan være, at I har brug for at få forstærkninger i form af flere midler afsat til kommunikationsaktiviteterne.

Læs mere om trivselsprocessen:

Oprettet d. 11. jan 2016

Værktøjer

Se alle

Love og regler

God praksis

Læs mere