Færre afbrydelser i Esbjerg Kommunes Borgerservice

 
En tændt lampe ovenpå computeren betyder "forstyr ikke". Simpelt signalsystem har skabt mere arbejdsro og færre afbrydelser i Esbjerg Kommunes Borgerservice.

Rød lampe signalerer telefonsamtale

Om Esbjerg Borgerservice 

Borgerservicecenter Esbjerg har 62 ansatte, fordelt på 5 teams: Team 1 er en "støjende" enhed, som håndterer mange personlige og telefoniske henvendelser fra borgere og leverandører hver dag. Her er der 18 medarbejdere i et storrumskontor med tilhørende skranker.

Uvelkomne afbrydelser når man sidder fordybet i en opgave, er noget de fleste, der arbejder i et storrumskontor kender til.

I Esbjerg Kommunes Borgerservice har de fundet en simpel løsning på problemet. En lille lampe monteret på toppen af computerskærmen, som lyser rødt, når medarbejderen taler i telefon. Eller blåt, når medarbejderen vil signalere behov for arbejdsro. Når lampen ikke lyser, er der fri bane.

Færre forstyrrelser giver bedre samtaler

Kontorchef i Borgerservice Joan Neder-Helman har været med til at indføre systemet efter samråd med nogle medarbejdere. Og efter knap tre måneders afprøvning, har de ikke fortrudt det et sekund.

- Medarbejdere, der sidder i "baglandet" bag skrankerne har headset på, så man kan ikke se, når de andre snakker i telefon. Derfor kan man nemt komme til at afbryde. Nu kan man se, at folk er optaget, fortæller hun. Det betyder, at medarbejderne kan koncentrere sig fuldt ud om deres samtaler med borgeren.

- Man får en mere kvalificeret samtale. Det tager nemlig tid, at komme tilbage på sporet igen efter en afbrydelse, siger Joan Neder-Helman.

En anden fordel ved systemet er, at den røde lampe lyser i 15 sekunder efter, at telefonsamtalen er afsluttet. Det er lige præcis tid nok til, at man kan nå at lave et telefonnotat, som der ofte er pligt til i sagerne.

- De 15 sekunder er nok tid til, at man lige kan få skrevet noget ned, som man hurtigt kan få afsluttet. Bliver man afbrudt lige efter samtalen, betyder det ofte, at man gemmer opgaven - og så glemmer man.

Blå lampe betyder "Vil ikke forstyrres"

Nogle medarbejdere har valgt den udvidede model med en blå lampe, som betyder, at medarbejderen ikke vil forstyrres.  Det er særligt de fagansvarlige for de forskellige teams, som kan have behov for "at melde sig ud" af teamet i en kort periode for at kunne koncentrere sig om at løse en opgave, fortæller Susanne Clausen, som er arbejdsmiljørepræsentant.

 

Lampen på computerskærmen signalerer, at her tales der i telefon.Lampen på computerskærmen signalerer vil ikke forstyrres.

Man har typisk den blå lampe tændt fra en halv time og op til to timer på en dag, og det aftales løbende med de andre teammedlemmer, enten på det daglige morgenmøde eller når behovet opstår.

- Man skal lige vænne sig til muligheden både som medarbejder og som kollega, siger Susanne Clausen. Nogle gange må man sige til hinanden: "Burde du ikke have den blå lampe tændt nu?"

- Vi har en særlig spørgekultur, hvor det er den fagansvarlige, man skal spørge for at få det korrekte svar, men når den blå lampe lyser, er det så en anden, måske suppleanten, man skal spørge - eller også må man lige vente.

Borgerservice har også valgt at opsætte små plakater, som forklarer - især nytilkomne - hvad lysene betyder i "Busylight zonen".

Lederen fik også en lampe

I første omgang mente Joan Neder-Helman, at det kun var medarbejderne, der havde behov for det røde lys. Men efter et par måneder anbefalede medarbejderne, at kontorchefen selv også fik et rødt lys udenfor sin dør ind til kontoret. 

Det har sparet både tid, frustration og forstyrrelser af andre i lokalet: Før i tiden, når en medarbejder skulle tale med Joan, stod de tit udenfor og ventede i længere tid på, at en telefonsamtale skulle være slut.

Lys er blevet uundværlige

Efter tre måneder er systemet blevet så integreret på kontoret, at det føles helt uundværligt.

- Specielt det røde lys giver et meget hurtigt overblik. Man hæver lige blikket, og ser hvem man kan tale med nu, som ikke er optaget, fortæller Susanne Clausen.

Det var - og er stadig - et frit valg, om man vil have lyssystemet eller ej. Kun to medarbejdere tøvede i starten med at få systemet - og de har senere selv valgt at få dem sat op.

Det har ifølge medarbejderne givet mere arbejdsro og færre forstyrrelser.

Gode råd fra Borgerservice i Esbjerg Kommune

• Prøv det!
• Lav en plakat, som fortæller nye i kontoret, hvad de forskellige lys betyder.
• Husk at respektere aftalerne. Tal løbende om samarbejdet, herunder hvad det betyder, når lyset er tændt.

 



 

Sidst opdateret d. 20. august 2014
1 kommentar til denne artikel Abonner på kommentarer
  • 8 aug 2011 14:09
    Morten Østergaard, Selvstændig
    For jer, der vil vide mere om denne løsning, så hedder lampen Busylight.

    I kan læse mere på www.busylight.dk.
 
Mere aktuel viden

Kalender
Se kommende arrangementer.

Se hvad andre gør
Se eksempler fra virksomheder, der har forbedret deres arbejdsmiljø.

Forskningsrapporter
Hold dig orienteret om den nyeste forskning inden for arbejdsmiljøområdet. 

 


Seneste kommentarer på hjemmesiden
  • Hudkræft anerkendes efter ny praksis
    Kan hudkræft også anerkendes som arbejdsskade, hvis kræften skyldes UV-stråling fra svejsning?
  • Nyt værktøj til interaktive arbejdspladsvurderinger
    Kære Morten Refsgaard
    Værktøjet er et udviklet af det europæiske arbejdsmiljøagentur, og man har i Danmark ikke valgt at oversætte og tilpasse det til danske forhold, så det er altså ikke muligt at bruge det i Danmark. Men der er flere andre lande, der bruger det.

    Flere af branchearbej...
 
Fra stress til trivsel
Fra stress til trivsel
Stress rammer individuelt, men skal løses i fællesskab.
 
Job og krop
Job og krop
Forebyg smerter i muskler og led.
 
Forebyg mobning på jobbet
Forebyg mobning
Mobning kan forebygges med viden, dialog og en god handlingsplan.
 
Forebyg vold på jobbet
Forebyg vold
Vold og trusler på arbejdspladsen skal identificeres, forebygges og håndteres i fællesskab.
 
Skab gode forandringer
Skab gode forandringer
Skab gode forandringer - med fokus på et godt psykisk arbejdsmiljø.
 
Forskningsbaseret viden
NFA
Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA).
 
 

Videncenter for Arbejdsmiljø | Lersø Parkallé 105 | 2100 København Ø | Telefon 39 16 53 07 | Fax 39 16 52 01 | videncenter@vfa.dk

Videncenter for Arbejdsmiljø er en del af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø CO2 Neutral